Gebührenordnung für die kirchlichen Archive im Bistum Erfurt

Der Generalvikar des Bistums Erfurt erlässt folgende Gebührenordnung für die kirchlichen Archive im Bistum Erfurt (Bistumsarchiv, Kommissariatsarchiv Heiligenstadt, Pfarrarchive).

§ 1
Für Inanspruchnahme des Archivs werden gemäß dieser Ordnung Gebühren und Auslagen erhoben. Mit der Inanspruchnahme unterwirft sich jeder Benutzer dieser Ordnung.

§ 2
Auslagen für vom Benutzer beantragte Sonderleistungen, insbesondere für Porto, Verpackung und Versicherung sowie Mahnkosten, sind zu erstatten. Dabei werden für Bankgebühren bei Scheckeinreichung pauschal 10,00 Euro berechnet.

§ 3
Gebühren entstehen mit der Gewährung der Leistung und werden mit Erteilung des Gebührenbescheids fällig.

§ 4
Die Gebühr für direkte persönliche Benutzung zu nicht gewerblichen Zwecken beträgt 5,– Euro je Benutzungstag oder 15,– Euro für eine Woche, für Benutzung zu gewerblichen Zwecken 15,– Euro je Benutzungstag.

§ 5
Die Benutzung zu wissenschaftlichen, heimatgeschichtlichen, seelsorglichen, versorgungsrechtlichen und amtlichen Zwecken ist, soweit nicht überwiegend in gewerblichem Interesse, von der Gebühr befreit.

§ 6
Für schriftliche Auskunftserteilung betragen die Gebühren 10,00 Euro pro angefangene Viertelstunde Arbeitszeit; mindestens ist eine halbe Stunde zu berechnen. Auskünfte zu wissenschaftlichen, heimatgeschichtlichen, seelsorglichen, versorgungsrechtlichen und amtlichen Zwecken sind, soweit nicht überwiegend in gewerblichem Interesse, gebührenfrei.

§ 7
Für Reproduktionen werden Gebühren gemäß dem folgenden Verzeichnis erhoben; für Eigentümer von Archivbeständen können diese erlassen werden.
Kopie vom Sofortkopierer DIN A 4 0,50 Euro
Kopie vom Sofortkopierer DIN A 3 1,00 Euro
Kopie vom Readerprinter (ggf. zuzüglich Kosten für Negativ oder Mikrofilm) 1,00 Euro
Digitalisierung (Aufnahme mit Digitalkamera, Einscannen u. ä.);
Grundgebühr pro Auftrag 3,00 Euro
Besonderer zusätzlicher Aufwand bei Digitalisierung:
pro angefangener Viertelstunde 10,00 Euro
Übereignung/Übersendung des digitalisierten Materials per E-Mail
(ohne Verwertungsrechte) 2,00 Euro
Erstellung einer CD 5,00 Euro
Foto oder Digitalisierung (Fremdauftrag) je nach Kostenaufwand
zuzüglich Bearbeitungsgebühr von 1,00 Euro
Mikrofilmaufnahmen (Fremdauftrag, üblich Diazo-Kopie vom Original;
werden in der Regel nicht abgegeben, nur Vorlage für Abzug) je nach Kostenaufwand
Ausleihe eines Dias (ggf. zuzüglich Kosten für Aufnahme) 1,00 Euro
Ausstellung einer Urkunde (nur für Pfarrarchive) 4,00 Euro
Beglaubigung (nur für Pfarrarchive) 1,50 Euro


§ 8
Für Archivalientransporte außer Haus, z. B. zum Zwecke der Erstellung von Reproduktionen, können Auslagen gemäß § 2 sowie Gebühren entsprechend § 6 erhoben werden.

§ 9
Für die Wiedergabe von Reproduktionen werden Gebühren gemäß dem folgenden Verzeichnis erhoben; bei Wiedergabe zu wissenschaftlichen, heimatgeschichtlichen oder seelsorglichen Zwecken in nicht überwiegend gewerblichem Interesse kann die Gebühr ermäßigt oder erlassen werden.
In Büchern, Zeitschriften, Zeitungen, CD-ROM und vergleichbaren elektronischen Medien
bis 5.000 Stück 20,00 Euro
bis 10.000 Stück 30,00 Euro
bis 50.000 Stück 40,00 Euro
über 50.000 Stück, je angefangene 50.000 Stück 60,00 Euro
Auf Titelseite, Vorsatzblatt oder Schutzumschlag das 1,5fache,
in Kalendern, auf Plakaten, Ansichts- und Glückwunschkarten
und zu Werbezwecken das 2fache,
bei Neuauflage von Büchern etc. das 0,3fache
des Satzes für Abdrucke in Büchern, Zeitschriften, Zeitungen
in Filmen, Fernseh- und Tonaufzeichnungen pro Archivale 250,00 Euro
bei Wiederholungen 75,00 Euro

§ 10
Für Abgüsse oder Abformungen von Siegeln (soweit ohne Gefährdung des Originals möglich) werden Gebühren je nach Kostenaufwand zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 5,– Euro, mindestens aber 10,– Euro erhoben; die Abgussform verbleibt in der Regel beim Archiv.

§ 11
Die Gebührenordnung tritt für das Bistum mit dem 1. Juni 2007 in Kraft, für die Pfarreien mit der Einführung durch den Kirchenvorstand. Die Gebührenordnung vom 22. November 2001 tritt damit außer Kraft.




Erfurt, den 15. Juli 2010




gez. Dr. Georg Jelich, Generalvikar gez. Christoph Hübenthal, Kanzler




Benutzungsordnung für die Archive im Bistum Erfurt



Ergänzend zu den einschlägigen Bestimmungen des Codex Juris Canonici von 1983 und den hierzu bereits erlassenen Partikularnormen , wird gemäß Canon 491 § 3 CIC für das Bistum Erfurt die nachfolgende Benutzungsordnung in Kraft gesetzt.


§ 1 Geltungsbereich

Die Bestimmungen dieser Ordnung gelten für das Bistumsarchiv Erfurt, das Archiv des Bischöflichen Kommissariates Heiligenstadt, die Pfarrarchive und die sonstigen der Leitung oder Aufsicht des Bischofs unterstehenden Archive.


§ 2 Benutzungsvoraussetzungen

1. Die Benutzung des Archivs kann auf (in der Regel) schriftlich gestellten und begründeten Antrag hin genehmigt werden, wenn dem keine einschränkenden Bestimmungen entgegenstehen.

2. Der Benutzer hat sich nach Aufforderung über seine Person auszuweisen, einen Benutzungsantrag auszufüllen und sich im Benutzerbuch einzutragen. Mit dem Antrag oder der Eintragung im Benutzerbuch erkennt er alle für das Archivwesen im Bistum Erfurt geltenden rechtlichen Regelungen als verbindlich an.

3. Über den Benutzungsantrag entscheidet das Archiv, über Sondergenehmigungen zur Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes der Ordinarius . Eine Genehmigung zur Benutzung kann mit Auflagen verbunden werden.

4. Der Benutzungsantrag ist in der Regel bei Änderung des Benutzungsgrundes bzw. Themas und zu Beginn eines Kalenderjahres zu erneuern.

5. Wünscht ein Benutzer die Unterstützung durch andere Personen (eigene Hilfskräfte oder Beauftragte), müssen diese einen eigenen Benutzungsantrag ausfüllen.


§ 3 Benutzungsbeschränkungen

1. Die Benutzung des Archivs kann eingeschränkt oder versagt werden, wenn
a) der Antragsteller nicht in der Lage ist, die vorgelegten Archivalien eigenständig zu benutzen und auszuwerten;
b) durch die Benutzung das Wohl. oder die Interessen der Kirche oder die Rechte Dritter verletzt werden;
c) gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen oder Geheimhaltungsvorschriften der Benutzung entgegenstehen;
d) der Erhaltungs- oder Ordnungszustand der Archivalien deren Benutzung nicht zulässt;
e) besondere Anordnungen desjenigen, der das Archivgut dem Archiv übergeben hat, die Benutzung nicht zulassen;
f) die Archivalien noch Sperrfristen unterliegen;
g) Archivalien für Verwaltungszwecke benötigt werden oder andere dienstliche Gründe der Benutzung entgegenstehen.


§ 4 Benutzungsausschluss

1. Die Benutzungsgenehmigung kann durch das Archiv widerrufen werden, wenn
a) die vom Benutzer gemachten Angaben nicht oder nicht mehr zutreffen;
b) der Benutzer gegen die Benutzungsordnung verstößt;
c) der Benutzer die ihm gemachten Auflagen nicht beachtet;
d) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten.

2. Das Archiv behält sich vor, anderen Archiven von einem Benutzungsausschluss Kenntnis zu geben.


§ 5 Beratung

1. Beratungstätigkeit des Archivs erstreckt sich in der Regel auf Auskünfte zu den Archivbeständen. Auf Lese- und Übersetzungshilfen oder auf die Beratung zum Inhalt von Archivgut besteht kein Anspruch. Bei Inanspruchnahme zeitaufwendiger Beratungstätigkeit ist eine vorherige Terminabsprache notwendig.


§ 6 Ort der Benutzung

1. Die Benutzung erfolgt grundsätzlich im Archiv zu dessen Öffnungszeiten.

2. Eine Ausleihe von Archivalien an Privatpersonen ist grundsätzlich nicht gestattet. Auf schriftlich begründeten Antrag können Archivalien jedoch für 4 Wochen an ein anderes kirchliches oder öffentliches Archiv mit hauptamtlicher Leitung versandt und dort zur Benutzung bereitgestellt werden, wenn die Annahme, Betreuung und feuersichere Verwahrung sowie ordnungsgemäße Rücksendung gewährleistet sind; besondere Auflagen für die auswärtige Benutzung sind möglich (z. B. Kopierverbot). Die Übersendung wie die Rücksendung dürfen nur durch Dienstboten oder auf dem Postweg als versicherte Wertsendung erfolgen; Transport- und Versicherungskosten gehen zu Lasten des Benutzers.

3. Vom Versand ausgenommen sind alle Archivalien, die einen besonderen Wert haben, eine Zusammenfassung von Nachrichten über einen großen Kreis von Personen oder Ereignissen enthalten (z.B. Kirchenbücher, Protokoll- und Rechnungsbücher) oder wegen ihres Erhaltungszustandes für eine Versendung nicht in Frage kommen.

4. Analog zu § 6 Abs. 2 ermöglicht das Archiv die Benutzung auswärtiger Archivalien in seinen eigenen Diensträumen.

5 Archivalien können zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden, wenn der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann und gewährleistet ist, dass das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird. Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut bedarf der Zustimmung des Bistumsarchivs.

6. Für die Ausleihe zu Ausstellungszwecken ist ein Leihvertrag abzuschließen.


§ 7 Behandlung der Archivalien

1. Jedes Archivale ist durch den Benutzer mit äußerster Vorsicht zu behandeln. Insbesondere darf eine vorgegebene Ordnung durch den Benutzer nicht verändert werden. Wenn der Benutzer Schäden, Unstimmigkeiten oder nicht richtig eingefügte Schriftstücke bemerkt, hat er dies dem Archivpersonal mitzuteilen.

2. Es ist untersagt, auf den Archivalien Vermerke, Striche oder Zeichen anzubringen, anhängende Siegel abzuschneiden, aufgedruckte Siegel oder Brief- und Gebührenmarken auszuschneiden oder sonstwie zu entfernen, Umschläge herauszulösen oder den Zustand der vorgelegten Archivalien auf andere Art und Weise zu verändern.

3. Es ist verboten, für das Blättern von Akten oder Amtsbüchern die Finger anzufeuchten.

4. Blätter oder Blattecken dürfen nicht umgeknickt, Heft- und Büroklammern nicht angebracht und beim Lesen Zeilen nicht mit dem Finger verfolgt werden.


§ 8 Benutzung von technischen Hilfsmitteln

1. Die Benutzung archiveigener technischer Hilfsmittel bedarf der vorherigen Terminabsprache. Ein Anspruch auf die Benutzung archiveigener technischer Hilfsmittel besteht nicht.

2. Benutzereigene technische Hilfsmittel dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Archivs eingesetzt werden.


§ 9 Kopien – Reproduktionen

1. In einzelnen Fällen können durch das Archiv auf Kosten der Benutzer Reproduktionen von Archivalien hergestellt werden.

2. Die Vervielfältigung ganzer Aktenbände oder Amtsbücher usw. ist grundsätzlich ausgeschlossen.

3. Reproduktionen von ungedruckten Findmitteln (Findbüchern, Findkarteien, Zettelkatalogen) sind grundsätzlich nicht gestattet.

4. Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Archivs zulässig.

5. Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen ist das zuständige Archiv als Verwahrort sowie die dort verwandte Archivaliensignatur anzugeben.


§ 10 Benutzungsgebühr

1. Erfolgt die Benutzung ausschließlich in privatem Interesse, wird eine Benutzungsgebühr nach der Gebührenordnung für die kirchlichen Archive im Bistum Erfurt erhoben. Diese regelt auch die Kosten für Vervielfältigungen.

2. Eine Benutzungsgebühr wird nicht erhoben für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche, seelsorgliche oder versorgungsrechtliche Zwecke sowie für die Forschungen durch Einrichtungen der katholischen Kirche und sonstiger christlicher Kirchen oder durch staatliche und kommunale Stellen, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährleistet ist.


§ 11 Haftung

1. Der Benutzer haftet für von ihm verursachte Verluste oder Beschädigungen des bereitgestellten Archivgutes. Ebenso haftet er für von ihm verursachte Schäden an archiveigenen technischen Geräten, insbesondere für solche, die durch falsche Bedienung oder Unachtsamkeit eingetreten sind. Das gilt nicht, wenn er nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft.

2. Das Archiv haftet, nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Archivpersonals bei der Vorlage, von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind.


§ 12 Belegexemplare

Der Benutzer ist verpflichtet, von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivalien des betreffenden kirchlichen Archivs verfasst wurden, ein kostenfreies Belegexemplar zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Ist der Anteil der benutzten Archivalien gering, so ist die betreffende Veröffentlichung mit den bibliographischen Angaben dem Bistumsarchiv Erfurt bzw. dem betreffenden kirchlichen Archiv anzuzeigen.




Vorstehende Benutzungsordnung tritt zum 1. März 2002 in Kraft. Damit treten außer Kraft die „Benutzungsordnung für das Archiv des St.-Marien-Domes in Erfurt“ vom 1. November 1985, die „Benutzungsordnung für das Kommissariatsarchiv und das Pfarrarchiv St. Marien Heiligenstadt“ vom 26. November 1998, soweit sie dem entgegensteht. Weiterhin gültig ist die „Spezielle Benutzungsordnung für die im Archiv des Bistums Erfurt (Diözesanarchiv) deponierten Archivalien der Berliner Ordinarienkonferenz (BOK), der Berliner Bischofskonferenz (BBK) sowie der ihnen zugeordneten überdiözesanen Einrichtungen und Gremien“ (Anlage 2 zum entsprechenden Depositalvertrag) vom 16. September 1996, soweit sie über die vorstehende Benutzungsordnung hinausgeht.


Erfurt, den 28. Januar 2002




Dr. Jelich, Generalvikar