Der Rat der Stadt Erfurt muss schon im 13. Jh. eine Einrichtung, welche der dauernden Aufbewahrung von Urkunden diente, besessen haben. Der älteste schriftliche Nachweis eines Archivs der Stadt stammt aus dem Ende des 15. Jh. In den Jahrhunderten danach ließ der Rat der Stadt dem Archivgut stets – allerdings nicht gleichmäßig gute – archivarische Fürsorge angedeihen.
Um 1830 setzte eine wissenschaftlich und stadtgeschichtlich begründete Hinwendung zur archivalischen Überlieferung der Stadt ein, die sich besonders mit dem Namen des um die Erforschung der Stadtgeschichte verdienten Stadtrats und Eisenbahnpioniers Karl Herrmann (1797–1874) verbindet. Auf seine Veranlassung hin übertrug die Stadtverordnetenversammlung dem im Ruhestand lebenden ehemaligen Leiter des Königlichen Provinzialarchivs Koblenz Heinrich Beyer (1806–1886), einem Sohn der Stadt Erfurt, die Ordnung des Archivs. Mit dem Beginn von Beyers Wirken setzt 1865 die bis heute nicht unterbrochene Geschichte des Stadtarchivs Erfurt in seiner jetzigen Gestalt ein. Beyer schied 1872 aus dem Dienst der Stadt aus. Nach einer zehnjährigen Übergangszeit übernahm 1882 Carl Beyer (1848–1900) die Leitung des Archivs, das er zunächst nebenamtlich, ab 1896 hauptamtlich führte. Alfred Overmann (1866–1946), der wie Heinrich Beyer aus der preußischen Archivverwaltung hervorgegangen war, stand dem Stadtarchiv Erfurt von 1901 bis 1933 vor. Seine Verdienste lagen vor allem in der Durchführung der Bestandsbereinigung mit dem Staatsarchiv Magdeburg, die sich von 1903 bis 1919 hinzog und bei der das Stadtarchiv viele wertvolle Archivalien (zurück-)erhielt, doch auch Archivgut von erheblichem Wert nach Magdeburg abgeben musste, und in einem Archivalienaustausch mit dem Domarchiv Erfurt, der 1933 erfolgt ist. Von 1935 bis 1940 leitete Werner Schnellenkamp das Archiv; in diesen Jahren übernahm das Stadtarchiv große Mengen archivreifen Schriftguts aus den städtischen Registraturen und auch von anderen Registraturbildnern. Schnellenkamp ist 1940 in Frankreich gefallen.

Die Übernahme des Archivs durch Fritz Wiegand (1895–1982) machte 1951 einer langen, durch Krieg und Nachkriegszeit verursachten Unsicherheit ein Ende. Von Wiegands vielfältigem Wirken während seiner langen, bis 1970 (1975) währenden Amtszeit sei nur die endgültige Festlegung der Tektonik des Archivs erwähnt, das sich seitdem in neun Abteilungen mit derzeit 54 Beständen gliedert. Die 70er und die 80er Jahre des 20. Jahrhunderts waren durch Übernahmen von Registraturgut, das teils aus der Zeit vor 1945, größtenteils aber aus der Nachkriegszeit stammte, und Verzeichnungsarbeiten an diesem Schriftgut geprägt. 1979 wurde das 1952 gegründete Verwaltungsarchiv, ein Zwischenarchiv, dessen vorrangige Aufgabe es ist, die Registraturen der Stadtverwaltung frühzeitig von geschlossenen, nicht mehr ständig benötigten Akten zu entlasten, dem Stadtarchiv angegliedert. 1990, beim Neuaufbau der kommunalen Selbstverwaltung, wurde das Stadtarchiv ein städtisches Amt.

Das Stadtarchiv war von 1876 bis 1994 im Rathaus am Fischmarkt 1 untergebracht; ab 1953 waren Teile des Archivs in Außenstellen untergebracht. Seit dem Sommer 1994 befindet sich das gesamte Amt einschließlich aller Archivbestände in dem Gebäude Gotthardtstraße 21.


Zuständigkeit:
Das Stadtarchiv Erfurt ist das Archiv der Stadtverwaltung Erfurt. Es verwahrt die seit dem 13. Jh. in der Verwaltung der Stadt Erfurt erwachsenen schriftlichen Unterlagen (Urkunden, Amtsbücher, Akten, Karten und Pläne, Petschafte, Stempel usw.) und übernimmt ständig solches Registraturgut aus der laufenden Verwaltung, sofern es archivreif und archivwürdig ist.

Daneben sammelt das Stadtarchiv für die Geschichte und Gegenwart der Stadt wichtige Dokumentationsunterlagen (Druckschriften, Zeitungen, Plakate, Bilder, Flugblätter usw.). Es hat in der Vergangenheit Archivgut anderer Herkunft übernommen und tut dies noch (Schriftgut von Zünften, Betrieben, Genossenschaften, Vereinen, Parteien, Nachlässe von Privatpersonen), sofern dieses Archivgut für die Kenntnis der Stadtgeschichte von Bedeutung ist. Außerdem verwahrt das Stadtarchiv das Archivgut der etwa 40 in der Zeit zwischen 1911 und 1994 eingemeindeten Dörfer.

Bezüglich des Schriftgutes der Universität Erfurt (1392–1816) ist im Zuge des Archivalientausches mit dem Staatsarchiv Magdeburg, der zu Beginn des 20. Jh. erfolgte, das Jahr 1664 als Grenzjahr festgelegt worden. Infolgedessen befindet sich das Schriftgut der Universität aus der Zeit vor 1664 ganz, jüngeres Schriftgut aber nur vereinzelt im Stadtarchiv.