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Die Akten des Hauptamts gehörten bis 1959 zum ungeordneten Teil des Archivs. Um ihre Nutzung schnell zu ermöglichen wurden sie nach dem Aktenplan der Abteilungsregistratur vorläufig geordnet und ihre Registratur-Nummern dabei beibehalten. Da diese Nummern in der stadtgeschichtlichen Literatur umgehend Verwendung fanden, wurden sie auch später beibehalten und auf eine Eingliederung der Akten mit Umsignierung in den Bestand "Stadtverwaltung 1919-1945" (Bestand 12) verzichtet.
Die Hauptsamts-Akten umfassen vor allem die Jahre 1925 bis 1945 und laufen damit weitgehend parallel zu Bestand 12, mit dem sie also günstiger Weise immer zusammen zu durchsuchen sind.
Bestand 16 spiegelt ebenfalls die gesamt Breite der Stadtverwaltung wider:

Verfassung und Verwaltung, Geschäftsführung und Organisation, Kirche, Statistik, Polizei, Bauverwaltung, Heimatschutz und Denkmalpflege, Wirtschaft, Betrieb sowie Kunst und Wissenschaft.

Folgende Zitierweise (Lang- oder Kurzform) wird empfohlen:
Stadtarchiv Weimar, Hauptamt vor 1945 553-01 oder
StadtAW, 16 553-01.

(Die Sigle StAW empfiehlt sich nicht, um Verwechslungen mit dem Thüringischen Haupststaatsarchiv Weimar, früher Staatsarchiv Weimar vorzubeugen.)