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Die in diesem Bestand zusammengefaßten Akten befanden sich lange Zeit ungeordnet in den Abteilungregistraturen der Stadtverwaltung und im Zwischenarchiv. Erst im Jahr 1961 erfolgte eine erste Sortierung und Formierung zu einem eigenen Bestand "Stadtverwaltung 1919-1945" mit der Bestandsnummer 12. Dieser Neuordnung wurde der um 1930 eingeführte Aktenplan der Stadtverwaltung Weimar zugrundegelegt. Alte Signaturen kennzeichnen die frühere Bestandszugehörigkeit und sind nicht mehr gültig.

Es gibt eine Reihe von Akten, deren Laufzeit über das Stichjahr 1945 hinausführt. Sie sind im Bestand 12 belassen worden, wenn ihre Hauptinhalte die Zeit vor 1945 betreffen.
Zeitlich und sachlich überschneidet sich der Bestand 12 mit dem Bestand 16 (Hauptamt vor 1945). Es ist daher günstig, immer in beiden Beständen zu suchen.

Folgende Zitierweise (Lang- oder Kurzform) wird empfohlen:

Stadtarchiv Weimar, Stadtverwaltung 1919-1945 3-38-2 oder
StadtAW, Stadtverwaltung 1919-1945 3-38-2 oder auch
StadtAW, 12 3-38-2.

(Die Verwendung der Sigle STAW ist nicht zu empfehlen, um Verwechslungen mit dem Thüringischen Hauptstaatsarchiv Weimar, früher Staatsarchiv Weimar vorzubeugen.)