Die Anfänge des Archivs der Fachhochschule Schmalkalden gehen bis zur Gründung der Königlich-Preußischen Fachschule im Jahre 1902 zurück (Umbenennung 1918 in Staatliche Preußische Fachschule für Kleineisen- und Stahlwarenindustrie). Die Archivaufgaben übernahmen zunächst Verwaltungsangestellte, das Archivgut wurde in einem Raum der Fachschule untergebracht.

Jahresberichte des Direktors sind dem Schlossarchiv bzw. der Schlossbibliothek übergeben worden. Auch im Schmalkalder Stadt- und Kreisarchiv befinden sich Unterlagen der ehemaligen Fachschule Schmalkalden. Zeugnisse, Urkunden, Prüfungsunterlagen sowie Schülerbücher mit Daten und Fotografien der Schüler, Musterbücher und Zeichnungen verblieben im Archiv der Fachschule. Diese liegen auch heute noch vor. Dokumentiert durch eine Bildersammlung und belegt durch Aufzeichnungen können dadurch die drei funktionalen Säulen Ausbildung, Weiterbildung und Praxisbeziehung nachvollzogen werden. Aus der Zeit von 1918 bis 1950 ist wenig Schriftgut vorhanden, da im Juli 1944 durch einen Luftangriff ein Teil der Fachschule zerstört wurde und nach 1945 eine Aktenbereinigung stattfand.

Die Schule wurde am 1. Oktober 1945 als "Staatliche Fachschule für die Kleineisen- und Stahlwarenindustrie" wiedereröffnet und 1950 umbenannt in "Ingenieurschule für Maschinenbau". Die Aktenbestände waren dem jeweiligen Direktor bzw. dem Verwaltungsleiter unterstellt und wurden nebenamtlich verwaltet. Ab 1968 wurde das Archiv systematisch aufgebaut, aber erst 1975 wurde ein hauptamtlicher Archivar eingestellt. Seit dieser Zeit wurden die Bestände systematisch erschlossen. In den Jahren 1987 und 1988 wurde vom damaligen Archivar Michel in Zusammenarbeit mit Studiendirektor Volk eine zweibändige Chronik über die Geschichte der Ingenieurschule für Maschinenbau herausgegeben, 1991 folgte ein dritter Teil, 1995 der vierte.

Von 1990 an war das Archiv nicht besetzt. Erst mit Gründung der Fachhochschule Schmalkalden am 1. Oktober 1991 war die Möglichkeit gegeben, wieder einen hauptamtlichen Archivar einzustellen (ab 1. Juli 1992). Von diesem wurden sämtliche Akten gesichert und bearbeitet. Dies waren 200 lfm Akten, Bauzeichnungen und Bauakten und ca. 10.000 Studentenakten. Bedingt durch Baumaßnahmen innerhalb der Fachhochschule musste das Archiv mehrere Male umziehen und befindet sich seit 1997 im Gebäude B in neu ausgestatteten Räumlichkeiten. Entsprechend der Aktenübergabe-Ordnung wird regelmäßig Registratur- und Archivgut aus den Fachbereichen und Referaten übernommen. Die Archivmitarbeiter treten im Rahmen von Hochschul-Informationstagen, Ausstellungen und Jubiläen verstärkt an die Öffentlichkeit.