Als selbständige Körperschaften unterhalten die meisten deutschen Städte eigene Archive, in denen sie die historische Überlieferung zu ihrer eigenen Stadtgeschichte aufbewahren.

Stadtarchive beschränken ihre Archivierungsfunktion in der Regel auf ihr unmittelbares Stadtgebiet, einschließlich der eingemeindeten Orte, versuchen diesen streng umrissenen Archivsprengel dafür aber möglichst flächendeckend zu bearbeiten. D.h., Stadtarchive haben fast immer den Anspruch, mehr als nur die geschlossenen Akten ihrer Stadtverwaltung zu übernehmen, sondern sammeln von sich aus Zeugnisse aller Art, um das städtische Leben ihrer Bürger in ganzer Breite zu dokumentieren, und zwar in der Geschichte wie in der Gegenwart. Viele Stadtarchive verfügen daher über umfängliche Sammlungsbestände an Fotos, Programmen, Plakaten, Zeitungen u.a.m.

Zu einer lebendigen Gesellschaft gehört es, die Erinnerung an ihre Wurzeln präsent zu halten. Dafür tragen die Städte als Orte des Geschehens die Verantwortung. Mit der Bewahrung und Vermittlung des geistigen Erbes, das sich als Archivgut darstellt, leisten die Stadtarchive einen wesentlichen Beitrag zum Verständnis für Vergangenheit und Gegenwart, sie wirken identitätsstiftend für die Stadt und deren Bürgerinnen und Bürger.

Daneben unterhalten Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften eigene öffentliche Archive, welche zum Teil ehrenamtlich betreut werden. Sie leisten mit der Aufbewahrung, Sicherung und Vermittlung der Quellen einen wichtigen Beitrag für die Dorfgeschichtsforschung sowie zur Rechtssicherung der Gemeinde und ihrer Bürgerinnen und Bürger.